En la Secretaria Privada respondemos por el manejo de los siguientes módulos del SIGOB:

• Correspondencia de la Alcaldesa
• Agenda de la Alcaldesa
• Seguimiento a tareas fijadas por la Alcaldesa

La Secretaría Privada en relación con la atención al público lleva principalmente los procesos relacionados con:

• Respuesta a las ciudadanas y ciudadanos sobre el estado en trámite de su correspondencia ingresada a través del SIGOB y/o pro plataforma multimedia (Sitio Web, correo electrónico).
• Respuesta a las ciudadanas y ciudadanos sobre el estado de solicitud de audiencia.
• Respuesta a las ciudadanas y ciudadanos sobre el seguimiento a las tareas asumidas por la Alcaldesa en la comunidad.

Respuesta a la ciudadanía sobre el estado de su correspondencia

Correspondencia que ingresa a través del Sistema de Información para la Gobernabilidad - SIGOB

• Se realiza revisión total de la correspondencia que ingresa diariamente, a través del Sistema de Información para la Gobernabilidad – SIGOB, dirigida a la Alcaldesa Mayor de Cartagena.
• Acorde al tipo de solicitud, se realiza la redistribución de la correspondencia. En tal sentido se toma una de las siguientes decisiones:
• Se transfiere a la bandeja de correspondencia de la dependencia responsable del tema para que genere respuesta de fondo al ciudadano o ciudadana, enviándose al peticionario información sobre la entidad que responderá su solicitud.
• La Alcaldesa genera respuesta de fondo al tema planteado.
• Se realiza seguimiento de la correspondencia que lo amerite.

Correspondencia que ingresa por plataforma multimedia.

• Revisión de la correspondencia que ingresa a través de la plataforma multimedia (Correo electrónico – Sitio Web)
• Redistribución de correspondencia:
• Se remite a bandeja de SIGOB la correspondencia que lo amerite.
• Se remite a Centro de Gestión, solicitudes de audiencia e invitaciones.
• Se genera respuesta al remitente sobre solicitudes de información general.

Respuesta a la ciudadanía sobre el estado de Solicitud de Audiencia

Agenda

• Se atienden las solicitudes de audiencia dirigidas a la Alcaldesa, para requerimos del peticionario la información necesaria para incorporarla al Centro de Gestión.

(Las solicitudes de audiencia e invitaciones incorporadas al centro de gestión pueden llegar por correspondencia a través del SIGOB, correo electrónico o solicitud directa, presencial o telefónica)

• El Comité de Agenda procede a evaluar las solicitudes y se da una de las siguientes respuestas:
• Derivación a la dependencia encargada del tema propuesto por el ciudadano o ciudadana.
• Rechazo de la solicitud.
• Programación de la actividad en la agenda de la Alcaldesa, en cuyo caso se elabora una ficha técnica de la actividad.
• Se genera respuesta verbal o escrita al remitente, informándole el estado de su solicitud.

Respuesta a la ciudadanía sobre el seguimiento a las tareas asumidas por la Alcaldesa en la comunidad

Tareas

• Elaboración de Ayuda Memoria de las actividades.
• Incorporación de tareas al Centro de Gestión.
• Seguimiento a tareas incorporadas al Centro de Gestión.
• Comunicación permanente con las dependencias del distrito asociadas a las tareas ingresadas al Centro de Gestión.
• Reuniones de seguimiento a tareas con la comunidad: Espacios de interacción con la comunidad en este despacho y/o en sus barrios para informarles sobre el avance a los compromisos asumidos por la Administración. Las reuniones de seguimiento en los barrios son coordinadas desde la Secretaría Privada con el Alcalde Local respectivo.
• Terminación de la tarea en el Centro de Gestión, cuando ha sido cumplida.

Para ello hemos implementado, en convenio con el PNUD, el Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad - SIGOB. El Objetivo del SIGOB es desarrollar metodologías y herramientas para el soporte de la acción política gubernamental de la alta dirección del Gobierno, contribuyendo de esta manera a mantener o generar las condiciones de gobernabilidad democrática. Estas herramientas apuntan a la reducción de la brecha existente entre las decisiones de los conductores de la Acción Política Gubernamental y la capacidad del ejecutivo para ejecutarlas.

Las características de los módulos del SIGOB implementados por la Alcaldía Mayor son las siguientes:

• Propician la transparencia externa (la que reclama el ciudadano) e interna (la reclama el gobernante).
• Aportan a la efectividad de las políticas (con indicios de alertas tempranas y escenarios de solución operativa a problemas de la ejecución de las políticas).
• Alientan altos niveles de interacción con los ciudadanos mediante el acceso a la información, la recepción y sistematización de sus opiniones, su integración a la co-gestión de las políticas, etc.
• Se dispone de métodos y soportes para la programación y gestión estratégica en la medida que muchos de los desafíos del desarrollo humano sólo se logran en el mediano y largo plazo.
• Se propicia que la acción política gubernamental este ajustada a derecho.