Recuperar el poder para las ciudadanas y ciudadanos, mediante la construcción colectiva de la ciudad, respetando y haciendo respetar lo público, preservando sus recursos naturales y su identidad Caribe; comprometiendo a la ciudadanía, desde su diversidad, para que respondan con sus obligaciones y esfuerzos, logrando mejorar significativamente las condiciones económicas y sociales de todos y todas los Cartageneros y Cartageneras.
UNA SOLA CARTAGENA construida colectivamente con igualdad para todos y todas, incluidos niñas, niños, adolescentes y jóvenes. La Cartagena que se propone es una Ciudad para soñar, que potencie su riqueza geográfica, ecológica, cultural, histórica, turística y portuaria, y la proyecte hacia el futuro con un desarrollo urbanístico incluyente, que privilegia infraestructuras urbanas para fortalecer la vocación natural de la ciudad, que faciliten la movilidad con base en transporte colectivo multimodal y medios ambientalmente sostenibles como las ciclo rutas, las alamedas y las vías peatonales. Una ciudad con dotación de parques y espacios públicos reservados para el encuentro, el disfrute y la apropiación colectiva. Una ciudad en la que las ciudadanas y los ciudadanos conviven pacíficamente, están tranquilas y tranquilos, respetan las normas, protegen su medio ambiente, reconocen y respetan la diversidad, cumplen los acuerdos y auto regulan sus comportamientos para garantizar el pleno ejercicio de las libertades y los derechos de todas y todos.
- RESEÑA HISTÓRICA DE PLANEACIÓN DISTRITAL
La creación de la dependencia de la Secretaría de Planeación se dio desde el Departamento de Planeación Municipal DEMUPLAN y fue creado mediante el Decreto Extraordinario No.272 del 30 de julio 1987, bajo el gobierno del Dr. MANUEL DOMINGO ROJAS mediante el cual se le dio facultades para actuar como máxima instancia en el ámbito municipal, adscrito al Despacho del Alcalde y como Entidad consultiva del Concejo Municipal de Cartagena, dándole la responsabilidad de:
Formular y elaborar el Plan de Desarrollo Municipal con la cooperación directa de las Instituciones Municipales, observando las alternativas de crecimiento, evolución económica, social, ecológica y física de la ciudad incluida sus áreas rurales.
Participar en el Plan Municipal de Inversión Pública, debido a que es instrumento básico para la implementación del Plan.
Emitir conceptos favorables sobre el cumplimiento de los requisitos legales y la distribución de los recursos anuales destinados a la inversión pública y el fomento socio-cultural de la población.
Esta Secretaría ha tenido muchos cambios, estos obedecen a los cambios político administrativo de los gobiernos anteriores.
El primer Jefe del Departamento de Planeación fue el Dr. GREGORIO CABRERA GARCIA.
En este proceso se crea durante el gobierno de Manuel Domingo Rojas año 1988, la Secretaría de Obras Públicas, que se genera en la Subdivisión del Departamento de Planeación Municipal.
En el año 1994 siendo Alcalde el Dr. GABRIEL ANTONIO GARCIA ROMERO, se dio una Macróreforma, donde fue creada la Secretaría de Planeación Municipal y la Superintendencia de Control Urbano, que se genera en la subdivisión de la primera en funciones y funcionarios, destinadas esto fue a cumplir la misión de Control a las diferentes Alcaldías Menores, creadas en esta administración.
Continuando con el proceso, la administración del Alcalde GUILLERMO PANIZA RICARDO, elimina la Superintendencia de Control Urbano, la cual había descentralizado las funciones de control a las Alcaldías Menores, que de igual forma desaparecieron. Se reestructura la Secretaria de Planeación Distrital y se crea la Secretaría de Control Urbano, que reunió los funcionarios de la Superintendencia de Control Urbano.
En el año 2001, durante la administración del Dr. CARLOS DIAZ REDONDO, en el proceso de reestructuración a la Secretaria de Planeación Distrital con sus Divisiones de Sistema de información Geográfico, Inversión pública y División de Desarrollo Urbano, se le fusiona la Secretaría de Control Urbano, como una Dirección, Lo cual funciona así hasta la fecha mejorando algunos subprocesos como lo son Verificar que los establecimientos comerciales ejerzan su actividad de acuerdo al uso del suelo establecido en el POT, Delimitar la propiedad privada del espacio público y a la vez se vinculo a la ciudadanía en el ejercicio del control a la normas urbanísticas.
En este proceso la Dirección de Control Urbano, atiende como segunda instancia los procesos que se generan en las Alcaldías Locales, con los funcionarios asignados al Control de Obras.
Dentro de los servicios que la secretaria de planeación ha tenido esta la inclusión del manejo del SISBEN desde sus dependencias actualmente esta enmarcada desde un macro proceso administrativo como lo es planeación territorial y direccionamiento estratégico el cual contempla cuatro procesos como lo son ordenamiento territorial, control urbano sistemas de información e inversión publica, el proceso de sistema de información tiene inmerso el subproceso de SISBEN, estratificación, sistema de información geográfica y el sistema de gestión integral, ésta es la Secretaría con la cual contamos hoy.
El proceso de inversión pública tiene los siguientes subprocesos formulación plan de desarrollo, planes de acción, banco de programas y proyectos, plan anual de inversiones.
el proceso de control urbano tiene los siguientes subprocesos, registro de personas naturales y jurídicas para adelantar actividades de enajenación de inmuebles destinados a viviendas y radicación de documentos, certificado de apertura a los establecimientos de comercio, certificado de permiso de ocupación, certificado de lineamiento.
Y el proceso de ordenamiento territorial y desarrollo urbano con los siguientes subprocesos coordinación de elaboración de planes parciales y Macroproyectos, Informes técnicos.
Los cambios de tipo de servicio que se han prestado en la dependencia encontramos SISBEN, tal como se indicó anteriormente, estratificación, trámites y servicios los cuales se puede acceder a ellos desde la página de gobierno en línea. Estos cambios han sido de mucha importancia en esta Secretaría, pero no se cuenta en este momento con el personal suficiente para dar cumplimiento a cada uno de los procesos que se encuentran asignados.
Ir al inicio
- MARCO LEGAL
Las normas que a continuación se citan son aplicables en la Secretaría de Planeación Distrital, teniendo en cuenta todo lo concerniente a los procesos que se manejan y a la vez aquellos que se articulan transversalmente a nuestro macro proceso.
Constitución Política de Colombia
-
LEY 152 DE 1994
Ley Orgánica del Plan de Desarrollo
Mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo, así como la regulación de los demás aspectos contemplados por el artículo 342, y en general por el capítulo 2o. del título XII de la Constitución Política y demás normas constitucionales que se refieren al plan de desarrollo y la planificación.
-
LEY 136 DE 1994
Se identifica la necesidad de organizar la modernización de la organización y el funcionamiento de los municipios y se dictan las normas tendientes para realizarlo.
-
LEY 768 DE 2002
Se adopta el Régimen Político, Administrativo y Fiscal de los Distritos Portuario e Industrial de Barranquilla, Turístico y Cultural de Cartagena de Indias e Histórico de Santa Marta.
Dotar a los Distritos de Santa Marta, Barranquilla y Cartagena de Indias de facultades, instrumentos y recursos que les permitan cumplir las funciones y prestar los servicios a su cargo.
-
LEY 388 DE 1997
La Ley Orgánica del Plan de Ordenamiento Territorial.
Establecer los mecanismos que permitan al Municipio, en ejercicio de su autonomía, promover el ordenamiento de su territorio, el uso equitativo y racional del suelo, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural localizado en su ámbito territorial y la prevención de desastres en asentamientos de alto riesgo, así como la ejecución de acciones urbanísticas eficientes.
-
DECRETO 0581
Reglamenta el sistema desconcentrado de las localidades en el Distrito de Cartagena de Indias D.T. y C y el Fondo de Desarrollo Localâ?
Se define el Territorio del Distrito Turístico y Cultural de Cartagena de Indias, tres localidades como divisiones administrativas así: Histórica del Caribe Norte, de la Virgen y Turística e Industrial y de la Bahía.
-
DECRETO 111 DE 1996
Compilación de las normas de las leyes 38 de 1989, 179 de 1994,225 de 1995, que conforman el Estatuto Orgánico del presupuesto.
Regula la programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, así como la capacidad de contratación y la definición del gasto público social.
-
LEY 617 DE 2001
Saneamiento y ajuste fiscal
Categorización presupuestal de los departamentos, teniendo en cuenta su capacidad de gestión administrativa y fiscal y de acuerdo con su población e ingresos corrientes de libre destinación.
-
LEY 819 DE 2003
Normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal.
Presentar por parte del Gobierno Nacional a las Comisiones Económicas del Senado y de la Cámara de Representantes, un Marco Fiscal de Mediano Plazo, el cual será estudiado y discutido con prioridad durante el primer debate de la Ley Anual de Presupuesto.
Ley 80 de 1993 por la cual se expidió el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y sus leyes y decretos reglamentarios.
Decreto 111 de 1996 Estatuto Orgánico de Presupuesto
Decreto 0977 de 2001. Plan Ordenamiento Territorial
Ley 594 de 2002 Ley general de archivo
Ley 598 de 2002 Creación del SICE
Ley 734 de 2002
Ley 789 de 2002
Decreto 3512 de 2003 Decreto reglamentario SICE
Norma NTCGP 1000:2004, (Decreto 4110 de 2004) Sistema de Gestión de la Calidad.
Decreto 1599 de mayo 20 de 2005, Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005.
Decreto 2178 de 2006 por medio del cual se crea el Sistema Electrónico para la Contratación Pública.
Acuerdo de Aprobación del Plan de Desarrollo del Distrito de Cartagena de Indias, 002 de junio 5 de 2008.
Código de un Buen Gobierno
Código de ética
Manual de Calidad y MECI.
Este marco legal de la Secretaría de Planeación se cumple a satisfacción pero no hay un personal idóneo de carrera administrativa que lleve cada una de estas normas como un proceso dinámico de cumplimiento ya que el personal de contratación varía anualmente.
Ir al inicio
- ANÁLISIS EXTERNO
Es importante resaltar que hay varios procesos de otras Secretarías que se interrelacionan con la Secretaría de Planeación, de las cuales se requieren respuesta oportuna.
El no lograr la coordinación oportuna de las mismas, afecta notablemente la estructura interna de la dependencia. Entre ellas podemos hacer énfasis en lo referente a lo concerniente a la parte tecnológica. El entorno tecnológico se refiere al nivel y dirección del progreso tecnológico o avances que tiene lugar en la sociedad (nuevos productos, procesos, materiales, nivel de actividad científica y avances de la ciencia).
Se han tenido avances en los campos de las telecomunicaciones, conexión a Internet. La Oficina Asesora de Informática de la Alcaldía Mayor de Cartagena de Indias trabajó en la puesta en marcha de un Servidor y en la ampliación del Ancho de Banda con que actualmente se trabaja en la Secretaría de Planeación Distrital, lo que nos ayudará en la automatización de la Información, ya que actualmente no se cuenta con programas que permitan una ágil respuesta a los usuarios y con una Interfax gráfica fácil de manejar.
En cuanto a la Innovación Tecnológica se han comprado Equipos Nuevos (PC de escritorios, Portátiles, Impresoras, Plotter, Estabilizadores) que funcionan en las diferentes divisiones de la Secretaria de Planeación.
La Entidad cuenta actualmente con herramientas actualizadas y otras que se encuentran en proceso de actualización, según la normatividad vigente.
En lo referente a la Red de datos de comunicación que posee la Secretaría de Planeación Distrital, es la misma que tienen todas las dependencias de la Alcaldía, contando con un Servidor de dominio de autenticidad de usuarios â??CARTAGENA.GOV.COâ?.
Teniendo en cuenta toda la información anterior y analizando cada uno de los factores que inciden en el cumplimiento de los objetivos, funciones y misión de la Secretaría de Planeación, se propone la compra de equipos y un licenciamiento de todos los software que se utilizan de manera irregular en cada uno de las Divisiones.
Software tales como: Arcgis, Autocad, Office, Manejador de Bases de Datos, entre otros.
3.1 Entorno Político
En materia de descentralización en Cartagena, hay que resaltar que es un proceso envía de fortalecimiento, incompleto, pero que promete. Este se debe profundizar y afinar, ya que es la mejor opción a largo plazo para el desarrollo de la ciudad.
Después de la reforma para la descentralización política, administrativa y fiscal de mediados de los 80, la ciudad fue el primer municipio de Colombia en implementar la elección popular de Juntas Administradoras Locales (JAL), soportada por el Acuerdo 18 de 1987. El proceso electoral se realizó el 26 de julio de 1987 en las diferentes localidades, convirtiéndose en el primer paso a la descentralización en Cartagena. En el año de 1988 se da la primera elección popular de Alcalde. Luego en el año de 1992 mediante Acuerdo 60 se da la creación de las Alcaldías Menores, que pretendían acercar la administración al ciudadano. En 1995 a través de un Decreto del Alcalde de la época se crea el Fondo de Desarrollo Local, que buscaba dar la participación a los ediles de las JAL, para que con sus comunidades priorizaran algunas obras para resolver problemas menores. Por último en 1998 se da la nulidad del Acuerdo 60 que creó las Alcaldías Locales, y basado en la Ley 768 de 2002 (Ley de Distritos), se aprobó en el año 2003, mediante Acuerdo 006 de febrero 27 la conformación de la nueva División Político Administrativa del Distrito de Cartagena de Indias, que consiste en tres (3) Localidades, así: Histórica y del Caribe Norte, De la Virgen y Turística e Industrial y de la Bahía, con sus respectivas Unidades Comuneras de Gobierno Urbanas y Rurales.
En todo ese tránsito de la Entidad Territorial por la descentralización político administrativa, esta Secretaría también ha sufrido transformaciones que le permiten acercarse más al ciudadano y de esa manera prestar un mejor servicio y respuesta a sus necesidades. Es así, como esta Secretaría pasó de ser un simple Departamento de la administración en los primeros años de la década de los 90´s a convertirse en el motor y centro del desarrollo institucional de la entidad territorial. Fue así, como tuvo que adecuar su estructura administrativa a cumplir con funciones y misiones establecidas desde el nivel central, a través de leyes de la Nación, y políticas del Departamento Nacional de Planeación que hicieron a la administración robustecer y fortalecer la estructura organizativa de ésta Secretaría, a fin de cumplir con las funciones y misiones encargadas. En este orden de ideas vale la pena entonces recalcar como esta dependencia a través de Leyes de la Nación como la Ley 60 de 1993 (Distribución de Competencias de los Municipios) y la Ley 152 de 1994(Ley Orgánica del Plan de Desarrollo), comienza realmente a incidir en el desarrollo y organización institucional de la entidad territorial, ya que por primera vez se cuenta con un Plan de Desarrollo que oriente el desarrollo estratégico y financiero de la ciudad en los aspectos más relevantes; y además se empieza a planificar el presupuesto de inversiones en una matriz de fuentes y usos, dando la posibilidad de distribución y control a los recursos de inversión con que contaba el Distrito.
Igualmente como a través de la Constitución Nacional y la Ley 136 de 2004 se crea en el Distrito, por medio de un Decreto el Banco de Programas y Proyectos a fin de cumplir con el Decreto Ley 111 de 1996 (Estatuto Orgánico de Presupuesto) que dice â??no se podrá ejecutar ningún programa o proyecto que haga parte del presupuesto hasta tanto no se encuentren evaluados por el órgano competente y registrado en el Banco de Programas y Proyectosâ?.
Así mismo ocurrió con algunos programas e instrumentos de focalización que fueron asignados a la Secretaría a mediados de los 90´s como el SISBEN (Sistema de Selección de Beneficiarios) y la Estratificación.
Pero sin duda, se considera que de los grandes pasos de ésta Secretaría y en general de la Administración Distrital en materia de descentralización, estuvo representada por el Decreto 0581 de 2004 â??Por medio del cual se reglamenta el sistema desconcentrado de las localidades en el Distrito de Cartagena de Indias, D. T. y C, y el Fondo de Desarrollo Localâ?, ya que éste, verdaderamente estableció claramente las reglas del juego y los procedimientos que en dichas materias debían seguirse en el Distrito de Cartagena para poder tener mayor efectividad en la atención de los ciudadanos y solucionar sus necesidades apremiantes. En resumen, dicho Decreto asignó a las alcaldías locales, en cabeza de sus alcaldes, funciones de policía administrativa, de planeación, de control urbano, en participación ciudadana, en educación, en asuntos ambiéntales, en salud, en asuntos tributarios, en asuntos culturales y deportivos, entre otros. A partir de entonces, con respecto a los asuntos concernientes a la planeación, es cuando esta Secretaría empieza a dar un vuelco, de cara a la desconcentración administrativa de sus funciones.
A partir de 2005 se desconcentran definitivamente las funciones del SISBEN en las tres localidades, con cuatro puntos de atención para las comunidades e igualmente en 2006, el Banco de Programas y Proyectos.
De otra parte vale la pena recalcar en el tema del control urbano en el Distrito, que a partir de 2004 se vienen apoyando la labor de los alcaldes en cada una de las Localidades, tanto con recurso humano como con recursos financieros.
Pero si bien todo lo anterior es positivo, también hay que mirar las debilidades de este proceso, las cuales deben convertirse en oportunidades para mejorar el proceso de descentralización en el Distrito y obviamente en esta Secretaría.
Inicialmente hay que destacar que en el Distrito básicamente se ha dado un proceso de desconcentración, más no de descentralización; pues realmente las alcaldías locales no son autónomas en la ejecución de los pocos recursos con que cuentan, no tienen una delegación del gasto y dependen como cualquier secretaría del nivel central, como es el caso de Planeación Distrital, del ordenador único del gasto quien es el Alcalde(sa).
La planta de personal con la cual se cuenta en las Localidades no se adecua realmente a las necesidades y funciones propias asignadas por el Decreto 0581 de 2004, lo cual conlleva a depender de la asignación de funcionarios de apoyo pertenecientes a las secretarías y/o dependencias del Distrito.
La Secretaría de Planeación Distrital es una de las dependencias más importantes desde el punto de vista político en el Distrito. Se trata de una dependencia que atiende problemas múltiples en cuanto a su naturaleza, dimensión y resolución.
Efectivamente, la problemática social, económica, financiera, cultural, ambiental, física, de movilidad, logística y jurídica, tiene un reflejo en materia de políticas públicas en cada ente territorial y es en la Secretaría de Planeación Distrital, donde se produce la ejecución de las mismas y donde se conjugan las fases de análisis, preparación, organización, ejecución, control y seguimiento; en los instrumentos de planificación del desarrollo que otorga la ley Colombiana y las capacidades técnicas y de gestión del distrito. La Secretaría de Planeación Distrital es una de las dependencias distritales que mantiene directa relación e interdependencia con los cambios en la toma de decisiones o implementación de políticas públicas a todo nivel, Nacional, Departamental, Distrital y aún local.
3.2. Entorno Económico
Por ser ésta dependencia del nivel central y estar enmarcada en la política económica del Distrito, específicamente en lo concerniente a la Inversión Pública, se realiza un análisis orientado a este aspecto.
Teniendo en cuenta que la razón de ser de un ente territorial es la inversión para mejorar la calidad de vida de sus miembros, se analizará éste aspecto, sin perder de vista que es apenas un componente del Presupuesto Distrital y más aún, que es de carácter residual, es decir, que es el resultado de los recursos disponibles una vez se atienden los gastos de funcionamiento, el servicio a la deuda y el déficit fiscal, si existe.
Sobre la inversión hay que decir que si bien ha venido creciendo en los últimos cinco años de manera considerable, se debe en gran parte al crecimiento de los recursos provenientes del nivel central, como son las transferencias del Sistema General de Participaciones, sobre todo la correspondiente a los sectores de salud, educación, agua potable y saneamiento básico. Es decir, es un crecimiento dependiente del nivel central del Estado y que en caso de cualquier política restrictiva del gasto, afectaría la continuidad en la prestación de esos servicios básicos fundamentales.
De igual forma, ha sido una inversión apoyada en los recursos del crédito con la Banca Mundial para el Plan Maestro de Acueducto y Alcantarillado. La inversión con recursos propios del Distrito (Ingresos Corrientes de Libre Destinación) ha tenido un crecimiento vegetativo, pero que no se compadece con las necesidades de una población cuyos índices de pobreza se dice que están alrededor del 75%. Ese fenómeno hace que el Distrito sea dependiente, como la gran mayoría de entes territoriales de Colombia, de las transferencias de la Nación.
Esos bajos niveles de inversión con Ingresos Corrientes de Libre Destinación hacen que sectores tan importantes como el fortalecimiento institucional, el equipamiento urbano, la planeación del territorio, el fortalecimiento de las finanzas, el sector agropecuario, la atención a la población pobre y vulnerable, entre otros, se vean en desventaja ante sectores como los arriba mencionados, que tienen por Ley 715 de 2001 (Sistema General de Participaciones) recursos específicos y suficientes para atender a la población. De ahí se puede colegir en el caso de esta Secretaría, específicamente en el Ordenamiento Territorial, como ocho años después de aprobado el Plan de Ordenamiento Territorial (POT), aun no se han podido realizar los estudios tendientes a elaborar los diferentes planes parciales establecidos en dicho documento. De igual manera, otros aspectos de la Secretaría sobre el cual atenta la carencia de recursos de inversión en el Distrito, es el tema del control urbano, donde no se tienen los recursos humanos, logísticos y financieros que le permitan a la entidad desarrollar un control real sobre el crecimiento urbano en la ciudad.
Por último destacar, que sí realmente el Distrito quiere hacer un desarrollo de sectores importantes, como es el caso de la Planeación Territorial, base para el desarrollo del ente, debe buscar fórmulas que le permitan a la Hacienda Pública, gestionar recursos frescos y disponibles para poder romper ese círculo vicioso de los últimos 10 años.
3.3. Entorno social
La Secretaría de Planeación Distrital también sufre las amenazas que representan las transformaciones sociales de su entorno inmediato, departamental, regional o nacional. Los fenómenos del conflicto y la violencia que vive el país, generan indefectiblemente, nuevas demandas institucionales en su estructura orgánica, al punto de contar hoy con dependencias adscritas al despacho del Secretario del ramo, como son el SISBEN y ESTRATIFICACION SOCIOECONOMICA, se han verificado nuevas situaciones que generaron cambios; como la necesidad de atender a grupos vulnerables como la niñez e infancia, los jóvenes, mujeres, adulto mayor y otros â?minoritariosâ? como los de Afrodescendientes, desplazados, desmovilizados y LGBT. Hace 20 años, con los inicios de la descentralización, era difícil imaginar los cambios y transformaciones que atravesaría el país en estos aspectos.
La pobreza y otras demandas nacidas de la débil inserción económica de amplios grupos de población en materia de ingresos, empleo y acceso a servicios públicos y disfrute de sus derechos humanos, ejercen en la Secretaría de Planeación Distrital imperativos que exigen una transformación del aparato institucional Distrital para asumir los retos que estos suponen. La aplicación de sentencias como la T-25 de 2005 (Corte Constitucional), imponen la necesidad de atender la problemática a la población desplazada por la violencia en todos los entes territoriales del país, evidenciándose una debilidad estructural en el aparato institucional del Distrito por parte de la Secretaría de Planeación Distrital, quien participa como cogestor del Plan Integral Único (PIU), tal y como lo dispone la Ley 387 de 1.997.
El país ha cambiado desde la descentralización político administrativa (Acto Legislativo 01 de 1986) y la Promulgación de la Constitución Política de 1991, evidenciándose un giro en aras de la defensa de los derechos humanos de los colombianos. El gasto público social y el manejo de las transferencias de la nación por parte de las entidades territoriales, condujeron también a la transformación del aparato institucional de estos entes y directamente en Secretarias tan importantes como ocurre con la Secretaría de Planeación en el Distrito de Cartagena.
Lo anterior, introduce a su vez, modificaciones en las normas y en las instituciones que tienen su reflejo en el Distrito y que afectan naturalmente la estructura institucional y misional de la Secretaría de Planeación, quien no cuenta con una sección dedicada a atender la planeación social Distrital y sólo toca esta realidad a través de su sección dedicada al SISBEN y la ESTRATIFICACIÓN. Efectivamente, la creciente necesidad de la Secretaría de Planeación Distrital por intervenir y aportar con su gestión en la formulación y direccionamiento de políticas públicas que contribuyan a la atención de las demandas que se derivan de los avances legislativos en aras de la protección de los derechos de los niños, adolescentes, jóvenes, mujeres, afrodescendientes, indígenas, Adultos mayores y recientemente, a los grupos de población que han sido afectados por la violencia y el conflicto, como son los desplazados, los desmovilizados y las víctimas de este fenómeno; genera demandas institucionales que superan su estructura institucional y producen sobrecarga de funciones para sus empleados o necesidad de nuevas contrataciones, supernumerarios y ordenes de servicio que afectan el presupuesto inversión de la Secretaría de Planeación.
Ir al inicio
- ANÁLISIS FINANCIERO
Los objetivos principales de la Secretaría de Planeación son diseñar, administrar, implementar y evaluar de manera concertada el Plan de Desarrollo, el Plan de Inversiones y Planes de Acción Distritales con el objeto de asegurar el cumplimiento de las líneas, subprogramas, programas y proyectos; con el uso eficiente de los recursos y el adecuado desempeño.
En la Secretaría de Planeación se elabora el plan anual de inversión y a la vez hace el seguimiento y control del plan operativo anual de inversiones, todas las modificaciones del presupuesto deben ser avaladas por Planeación ya sean incorporaciones, reducciones y/o traslados.
Planeación da el Visto Bueno de todas las solicitudes de disponibilidad de inversión con el fin de que haya coherencia entre el Plan de Desarrollo y el Plan operativo anual de inversión y el Presupuesto Distrital.
Cada una de las Secretarías tiene su propio presupuesto, el de inversiones y el de funcionamiento. Esta Secretaría maneja los recursos que se le asignan dentro del presupuesto general para cumplir con sus objetivos misionales establecidos desde el manual de funciones y MECI.
En el año 2008 la Secretaría de Planeación Distrital tuvo una apropiación inicial de 3.860.000.000 de pesos de los cuales se registraron compromisos por 2.845.024.989 pesos con una ejecución del 69.50 % gastados en proyectos como:
Consejo Territorial de Planeación CTP - fortalecimiento de la planeación del desarrollo local, revisión Plan de Ordenamiento Territorial - Gestión del desarrollo urbano y ordenamiento territorial, Territorio con Calidad, Gestión con herramientas, Consejo Consultivo de Planeación - Planeación con herramientas suficientes, Promoción ventajas competitivas - Promoción de Cartagena de Indias como destino industrial exportador, apoyo agenda de ciencia y tecnología para competir, etc.
Diferente al año 2009 donde la Secretaría de Planeación el aporte inicial fue de 3.919.634.009, la cual tuvo una modificación de 3.575.524.471 pesos con un aporte final de 7.495.158.750 pesos con unos registros y compromisos de 5.443.032.981 pesos a diferencia del años 2008 se cumplió en el 2009 con el 72.62 %.
Los programas afectados fueron los mismos del año 2008.
Ir al inicio
- ANÁLISIS INTERNO
5.1 Identificación y análisis de objetivos y funciones generales de la SPD
Planeación Distrital paso de ser una dependencia especializada en el otorgamiento de licencias de construcción y edificación, para ser una dependencia que trataría los asuntos de la planeación urbana y ordenamiento territorial, la inversión pública y la Información Territorial (Macroreforma Institucional 1.994). Este esquema marca su agotamiento al ser superados por la necesidad de atender también un sinnúmero de problemas que tiene que ver con lo social (Pobreza, Nutrición, desplazados, desmovilizados, grupos de población â??minorías-) y lo económico-productivo (Competitividad).
La Secretaría de Planeación Distrital, como se verifica en los apartes dedicados a describir su entorno político, social, tecnológico y social, en este documento, ha visto como las demandas institucionales han excedido a su capacidad instalada y cada vez más, las exigencias de las disposiciones nacionales y el propio entorno distrital, producen -para su cumplimiento- la imperiosa necesidad por contratar servicios, incorporar nuevos funcionarios o reasignar funciones a los trabajadores existentes y responder a los nuevos requerimientos.
Lo anterior se constata en su debilidad institucional para atender y participar en la atención de estas problemáticas distritales, ya que en su seno no dispone de funcionarios nombrados en cargos dedicados a la atención de estas áreas.
En efecto, a manera de conclusión se puede afirmar que la realidad para la cual fue diseñada la estructura institucional de la Secretaría en 1994, ha sido superada por los hechos y se evidencia la necesidad por contar con una dependencia con capacidades de gestión planificadora en cuanto a lo social, lo económico (Competitividad), lo tecnológico (Actualización de sus Sistemas de Información, discriminados por grupos de población y no solo de manera agregada por localidad y Unidad Comunera de Gobierno), las cuales, sumadas al esquema existente de Planeación Urbana y Ordenamiento, así como Inversiones Públicas, generarían mayor imparto en cuanto al diseño, adopción y aplicación de políticas públicas distritales.
La Secretaría de Planeación Distrital es tan importante, que reúne en una misma dependencia las responsabilidades que sobrevienen de la atención institucional de:
Por un lado, todo el proceso de preparación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación de las estrategias, programas, proyectos y metas para el desarrollo social, político, económico, ambiental y cultural de todo el distrito.
Y por otro lado, el proceso similar y no menos especial, correspondiente a los procesos de Planeación y el Ordenamiento Territorial Distrital. Es decir, el proceso de preparación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación de las estrategias, programas, y proyectos para el desarrollo de la zona urbana y la zona rural del distrito en el corto, mediano y largo plazo.
Además, la necesidad de cada ente territorial en procurarse y gestionar un mejor y mayor desarrollo, ha ocasionado la necesidad por acometer ejercicios de gran estrategia y planeación de largo plazo (20 años o más), para lo cual no está preparada institucionalmente la Secretaría de Planeación Distrital. La competencia de los entes territoriales por convertirse en territorios ganadores, ha impulsado la transformación de las Secretarías de Planeación en entidades encargadas de la planeación socio-económica y territorial de sus municipios, en unas entidades preocupadas también por el desarrollo económico de largo plazo y la mayor competitividad de sus territorios y sus habitantes. Para estos últimos cometidos, las estructuras institucionales de estas dependencias no han crecido a la par de las funciones delegadas o asumidas y constatamos hoy como en su mayoría han sido objeto de contrataciones y delegaciones que han afectado las finanzas de los entes territoriales o han generado la creación de nuevas dependencias y un reordenamiento institucional forzoso.
Resumiendo la complejidad y amplitud de los procesos institucionales en cabeza de la Secretaría de Planeación Distrital, han crecido y excedido su capacidad y observamos como hoy por hoy, es una de las dependencias que por su importancia y valor para la gestión de gobierno y gerencia del territorio, necesitan urgentes esfuerzos por su reacomodamiento o reforma de su aparato institucional.
La Secretaría de Planeación está inmersa en la misión y la visión de la Alcaldía de Cartagena.
5.2. Alcance del sistema de gestión integral
Este manual cubre los requisitos del Sistema de Gestión Integral de la Alcaldía de Cartagena, de conformidad con lo establecido en la NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005.
El alcance del Sistema de Gestión Integrado contempla los procesos necesarios para promover el desarrollo económico, social y ambiental de la Alcaldia de Cartagena , los cuales se despliegan en Macro procesos, Procesos y Subprocesos. El Sistema se ha planteado con la siguiente estructura:
Tabla 1. Alcance del Sistema de Gestión Integral
| Macro procesos Estratégicos |
Planeación Territorial y Direccionamiento Estratégico, Evaluación y Control de la Gestión Pública y de la Calidad, Comunicación Pública, Gestión de Pensamiento Estratégico Institucional y de la Comunidad. |
| Macro procesos Misionales |
Gestión Participación Ciudadana, Gestión Desarrollo Social, Gestión en Educación, Gestión en Salud, Gestión en Infraestructura, Gestión en Tránsito y Transporte, Gestión en Seguridad y Convivencia |
| Macro procesos de Apoyo o de Soporte |
Gestión Administrativa, Gestión Documental, Gestión Hacienda, Gestión legal, Gestión Tecnología e Informática |
DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Aquí establece los requisitos generales y la documentación que la Alcaldía de Cartagena cumple, en la estructuración e implantación del Sistema de Gestión Integrado, con el fin de garantizar la calidad y legalidad en la prestación de sus servicios.
Requisitos Generales del Sistema
Para garantizar la efectividad de la política de calidad, alcanzar los objetivos de calidad y asegurar que nuestros servicios en la secretaria de planeación sean conformes con los requisitos de los clientes (destinatarios, usuarios, beneficiarios), La secretaria de planeación ha establecido, documentado e implantado el Sistema de Gestión Integrado El punto de partida para adelantar un proceso de mejora continua al interior de La secretaria, para establecer, documentar e implementar y mantener este sistema es necesario conocer e identificar como esta preestablecido el sistema.
Identificación de procesos:
Para efectos de cumplir este requisito se estableció el Mapa de Procesos de La Alcaldía de Cartagena, el cual está conformado por procesos estratégicos, misionales, y de apoyo o soporte.
El Sistema de Gestión Integrado cuenta con Macro procesos, los cuales se despliegan en Procesos y Subprocesos, por lo cual se han elaborado los Mapas Mentales de cada macro proceso, con el fin de facilitar la interpretación en el despliegue del Sistema. Para el planteamiento de las interrelaciones entre los procesos y rasgos distintivos se han establecido las Caracterizaciones de Proceso , en donde se establece la relación con los demás procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los proveedores y clientes, los controles, e indicadores, permitiendo a los usuarios del sistema y del manual clarificar de manera muy sencilla el accionar de la Entidad y la gestión de sus procesos. Las caracterizaciones se han levantado a nivel de los Subprocesos del Sistema de Gestión Integral.
Las caracterizaciones de proceso, se manejaron a nivel de Subprocesos, y estas contienen:
Objeto y alcance del proceso y responsable del mismo
Proveedores e insumos o entradas y productos o salidas y usuarios
Recursos asociados a la gestión del proceso
Parámetros de control e indicadores del proceso
Requisitos relacionados con el proceso y documentos y registros
Actividades en ciclo PHVA (no obligatorio)
Requisitos NTCGP 1000 Y MECI
Interrelación de procesos (algunos casos los identificaron directamente en el formato de caracterización, y otros en la matriz de interrelación de procesos). De la secretaria de planeación distrital.
Requisitos Legales y reglamentarios
Riesgos asociados (estos se han manejado a través de la matriz de riesgos)
Cuadro de control de documentos
Se determinaron los métodos y criterios necesarios para asegurar el funcionamiento efectivo y el control de los procesos del Sistema de Gestión Integrado, a partir de:
Todas las Caracterizaciones de Proceso
Matrices de Riesgos
Macroproceso Evaluación y Control de la Gestión Pública y de la Calidad (y sus procesos de Control Disciplinario, Control Interno, y Gestión de Calidad)
Requisitos De La Documentación
El Sistema de Gestión Integrado requiere del diseño, divulgación, conservación y mantenimiento de evidencia objetiva del sistema los cuales se reflejan en documentos que se constituyen en el sistema documental, cuyo propósito fundamental es la descripción de métodos de trabajo y se determinan en el Macro proceso de Gestión Documental.
POLÍTICA DE CALIDAD
La Política de Calidad fue construida de manera colectiva, con la participación de los directivos de la entidad y con la aprobación final de la Alcaldesa. Es acorde a los propósitos establecidos en el direccionamiento estratégico de la entidad, el marco legal que la rige y regula la prestación de sus servicios, así como las necesidades y expectativas de sus usuarios.
La política de calidad se convierte en el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad, contando como principal herramienta con el procedimiento de Revisión por la Dirección.
La Alta Dirección de La Alcaldía de Cartagena, entiende que la implantación y sostenibilidad del sistema integrado de gestión es responsabilidad de todos los funcionarios de la entidad y así lo comunica a través de:
- Carteleras
- Eventos internos, talleres y charlas de sensibilización y motivación.
- Cartillas del SGI
- Pagina Web
- Entre otras
Planificación del Sistema de Gestión Integral
Objetivos de Calidad
La determinación de objetivos de calidad se realizo con base en la política de calidad y el direccionamiento estratégico de la Alcaldía, los cuales son el marco de acción para la formulación de planes y proyectos específicos que garanticen la adecuada implementación del sistema y la efectividad del mismo.
Los objetivos de calidad planteados para dar cumplimiento a la Política de Calidad son:
Satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad a través de su priorización y evaluación de los planes, proyectos y el mejoramiento continuo de los procesos.
Promover en todos los procesos de la entidad el mejoramiento continuo basados en la eficiencia, eficacia y economía.
Controlar, evaluar y hacer seguimiento a la calidad del desempeño institucional de manera permanente.
Fomentar el desarrollo del talento humano que permita la implantación de una cultura de gestión de calidad en la entidad y la ciudadanía de manera continua.
Los objetivos de Calidad, son comunicados a la organización a través de publicación en charlas de socialización, formaciones, y boletines o cartillas de calidad, entre otros.
Planificación del Sistema de Gestión de Calidad
La planificación del Sistema de Gestión Integrado es responsabilidad de la alta dirección de La Alcaldía de Cartagena que tuvo en cuenta el nivel de participación de todos los niveles de la organización.
INFRAESTRUCTURA FISICA
Los procedimientos relacionados con la infraestructura física y de mantenimiento de la misma al interior de la entidad, son:
Proceso de Administración de Bienes y Servicios
Manuales de contratación
La secretaria de planeación en este momento funciona en un área locativa la cual no tiene la especificaciones para que la atención adecuada del personal pueda ser eficiente, no cuenta con archivadores, y un espacio físico para el manejo del archivo teniendo en cuenta la ley de archivo.
Es indispensable adecuar las oficinas con tecnología y muebles que aseguren que los empleados tengan un excelente clima laboral y puedan trabajar adecuadamente.
ESTRUCTURA INTERNA
Del análisis de la documentación relacionada con la estructura actual de la secretaria de Planeación Distrital podemos decir:
Que existen 25 cargos creados dentro de la estructura funcional.
2 cargos son de libre nombramiento y remoción (Director de control urbano y secretario de planeación)
19 cargos de carrera administrativa y 4 están nombrados en provisionalidad.
Que de la información suministrada se ha advertido que la actual planta de personal y estructura de la secretaria de planeación no responde plenamente a los objetivos de dicha entidad, máxime cuando los perfiles de los cargos no se adaptan plenamente a las competencias requeridas para modernizar la gestión de la entidad
la secretaria de planeación no cuenta con áreas orgánicas básicas para el funcionamiento administrativo de una entidad pública que le permita auto regularse, cumplir con los compromisos de transparencia, MECI, Sistema de Gestión de Calidad NTCGP 1000 : 2004, procesos de planeación y de sistemas de gestión acordes a las exigencias actuales de la gestión pública.
Actualmente un alto porcentaje de las actividades propias de la entidad se realizan a través del sistema de contratación de prestaciones de servicio de apoyo profesional y a la gestión.
Por las consideraciones anteriores se propone una reestructuración de la secretaria de planeación de tal manera que la nueva estructura contemple la asignación de responsabilidades, propósitos y objetivos que satisfagan los aspectos misionales de la entidad y permitan su fortalecimiento financiero a continuación hacemos un análisis de la estructura actual de la secretaria de planeación y cómo podríamos visualizarla a futuro:
ORGANIGRAMA ACTUAL
Inversión publica
La secretaria de planeación actualmente esta incorporada desde el macro procesó de planeación territorial y direccionamiento estratégico la cual tiene cuatro procesos los cuales son inversión publica donde están enmarcado los siguientes subprocesos banco de programas y proyectos , plan de desarrollo , plan de acción , plan indicativo en este proceso podemos decir que contamos actualmente de un jefe de inversión quien firma las solicitudes de disponibilidad y coordina el plan de desarrollo distrital , coordina el seguimiento y evaluación de la inversión , elabora los planes de acción y los planes de inversiones y bancos de proyectos.
En este proceso actualmente se encuentran cuatro profesionales de nomina en la secretaria y una secretaria ejecutiva actualmente se encuentran varias personas contratadas quienes sirven de apoyo en la elaboración del plan de desarrollo , elaboran y hacen seguimiento al plan de acción del distrito , elaboran el plan indicativo del distrito , brindan asesorías permanentes y dan respuesta a los oficios dirigidos al banco de programas y proyectos y a los derechos de petición del banco de programas y proyectos y requerimientos de los órganos de control nacional y municipal, en el banco de proyecto encontramos actualmente varios profesionales contratados los cuales reciben y radican los proyectos en el banco de proyecto , asesoran a las comunidades en cuanto a la elaboración de proyectos con el fin de inscribirlos en planeación distrital , verifican que los proyectos por los cuales se solicita la disponibilidad presupuestal se encuentra debidamente registrado en el banco de proyecto y hacer seguimiento físico y financiero a la ejecución del proyecto , resolver cada una de las peticiones hechas por los organismos de control , hacer presencia en representación de la secretaria de planeación en todo lo concerniente a banco de proyecto.
En el subproceso de formulación de plan de desarrollo encontramos varios profesionales por orden de prestación de servicio y en el subproceso de seguimiento y monitoreo hay tres profesionales especializados y varios profesionales, 2 técnicos y también cuenta con una secretaria de nomina.
Sistemas de información
En la oficina de sistema de información hacen parte los subprocesos de sistemas de información geográfica, estratificación, sisben y el sistema de gestión integral norma técnica de calidad GP 1000 Y mecí.
Esta oficina cuenta con un jefe de división encargado y están adscritos a esta oficina varios profesionales , un tecnólogo los cuales hacen parte del sistema de información geográfica y un profesional especializado en el sistema de gestión integral , en el sisben actualmente encontramos 35 técnicos , 6 profesionales y una administradora con título profesional especializada, una secretaria de nomina en la oficina de estratificación encontramos actualmente, a una profesional especializada encargada de las funciones de esta jefatura como 6 profesionales , 4 técnicos con ops quienes ayudan en todo el proceso de atención al usuario quienes solicitan certificados de estratificación , recibir las respectivas vistas de verificación para realizar las certificaciones , actualizar la cartografía con los nuevos asentamientos actualizar las bases de datos , elaboración del acta mensual y elaboración de certificados.
Ir al inicio